Идеальное количество человек в бухгалтерии. Как измерить и сделать эффективной работу бухгалтерии. Подсчет фактического объема работы, выполненной бухгалтером в течение месяца, в рублях

Любой руководитель постоянно сталкивается с необходимостью оценить загруженность персонала. И если перед некоторыми специалистами не составит труда поставить конкретные задачи и сроки их решения, и оценить количество сделанной ими работы. Например, журналисты получают гонорары за определенный объем текстов или их количество. То понять, каков КПД работы других работников, бывает довольно сложно.

Кроме того, зачастую руководителям нужно обосновать увеличение или уменьшение штата для генерального директора или акционеров компании. Каковы же могут быть наглядные аргументы, свидетельствующие о нехватке или переизбытке сотрудников, и как подсчитать оптимальное количество человек для того или иного отдела? Рассмотрим этот вопрос на примере работы бухгалтерии.

Одним из инструментов оценки эффективности работы отдела, является нормирование.

Для начала попробуем разобраться, может ли бухгалтерия являться объектом нормирования. Процесс бухучета не является уникальным и состоит из нескольких основных компонентов, которыми обладает любой стандартный процесс:

исполнители;
входящая информация (то есть первичная документация);
правила и регламенты (положения по бухгалтерскому учету, Налоговый кодекс);
сложившаяся практика;
результат (отчетность).

Если мы знаем количество входящих данных и количество человеко-часов, необходимое для обработки единицы таких данных, то, перемножив эти показатели, мы получим нормативные трудозатраты. Сравнив их с реальными, можно понять, требуется ли увеличение или сокращение штата бухгалтеров в компании.

Количество человеко-часов, необходимое для получения единицы результата работы, называется нормативами трудозатрат. Такие нормативы могут быть фактическими и оптимальными. Первые отражают текущую ситуацию в компании на момент измерения, вторые рассчитываются в среднем по отрасли и показывают, к чему надо стремиться.

Способы расчета трудозатрат

Существует несколько основных способов расчета нормативов трудозатрат для компании:

бенчмаркинг;
факторное нормирование;
фотография рабочего дня;
микроэлементное нормирование.

Рассмотрим каждый из них в отдельности и остановимся на наиболее оптимальном с точки зрения трудоемкости и точности методе.

Бенчмаркинг – это оценка и сравнение того, как те или иные процессы выполняются на других предприятиях вашей отрасли. Обычно рассматривают наиболее успешные компании на рынке, и для каждой отрасли рассчитывают собственный норматив. Для расчета таких нормативов необходимо собрать небольшие объемы информации только по лидерам рынка, но и точность таких нормативов будет невысокой, потому что не учитываются объемы бизнеса, специфика каждой конкретной компании и т.д.

Метод фотографии рабочего дня заключается в том, что аудитор или сотрудник отдела по работе с персоналом фиксирует каждое действие сотрудника в течение всего рабочего дня и замеряет длительность его выполнения. Такой способ очень трудозатратен и более эффективен на производстве. Для расчета бухгалтерских нормативов он подходит не всегда.

Микроэлементное нормирование – один из наиболее точных способов определения нормативов. При этом каждый процесс разделяют на элементарные составляющие, а затем измеряют время, затрачиваемое на выполнение этих элементов. Но при своих преимуществах в точности этот метод требует больших трудозатрат.

Метод факторного нормирования дает наиболее точные результаты и не слишком сложен в использовании. В этом случае для расчета необходимого числа сотрудников учитывают различные факторы, влияющие на трудозатраты и результат процесса. Для этого деятельность подразделения разбивают на участки, по каждому из которых оцениваются трудозатраты. Затем для каждого из процессов (задач) выявляются факторы, которые наиболее сильно влияют на сроки и сложность их выполнения. Перемножая полученные данные, получаем нормативы.

Деятельность бухгалтерского отдела можно разделить на следующие участки:

учет кассовых операций;
учет расчетов по банковским операциям;
учет расчетов с подотчетными лицами;
учет расчетов с поставщиками и подрядчиками;
учет реализации;
управленческая и корпоративная отчетность;
учет долгосрочных инвестиций, основных средств и нематериальных активов;
учет товарно-материальных запасов;
учет финансовых вложений;
учет финансирования и займов;
подготовка налоговой отчетности;

Компании необходимо определить, какие из этих участков обслуживает бухгалтерия, и далее произвести оценку трудозатрат по каждому процессу. При этом необходимо учесть уровень квалификации задействованных бухгалтеров. Следующим шагом будет выявление факторов, которые наиболее влияют на трудозатраты. Например, в случае с расчетом заработной платы такими факторами являются:

количество начислений и удержаний;
количество межрасчетов;
количество сотрудников, для которых проводится расчет зарплаты (расчетных листков).

А в учете расчетов с поставщиками к таким факторам мы отнесем:

число накладных;
среднее количество номенклатурных позиций в накладной.

После того, как мы определились с процессами, трудозатратами и факторами, рассчитываем для каждого процесса норматив трудозатрат для бухгалтеров. Например, нормативом для расчета заработной платы будет считаться количество расчетных листков в месяц на одного бухгалтера. А нормативом учета расчетов с поставщиками и подрядчиками может стать количество накладных в час на одного бухгалтера.

Пример

Компания занимается оптовой торговлей. В ней работает 100 сотрудников, при этом она имеет 50 поставщиков, 10 поставок от каждого ежемесячно на каждый из 2 имеющихся складов. Платежи каждому поставщику производят 2 раза в месяц. Компания имеет 1000 клиентов, каждый из которых делает в среднем 10 покупок ежемесячно. При этом из исследований рынка мы знаем следующие нормативы:

норматив учета расчетов с поставщиками: 36 накладных в час на одного бухгалтера;
норматив учета расчетов с покупателями: 40 накладных покупателям в час на одного бухгалтера;
норматив учета расчетов по банковским операциям: 15 платежным поручений в час на одного бухгалтера;
норматив расчета заработной платы: 1500 расчетных листков в месяц на одного бухгалтера.

Сколько бухгалтеров необходимо такой компании?

Учет расчетов с поставщиками:

50 поставщиков х 10 поставок х 2 склада = 1000 накладных от поставщиков в месяц.

Производительность:

36 × 21 день × 8 часов = 6048 накладных от поставщиков в месяц.

Необходимые ресурсы:

1000: 6048 = 0,17 бухгалтера

Учет расчетов с покупателями:

1 000 клиентов × 10 покупок = 10 000 заказов от покупателей в месяц

Производительность:

40 × 21 × 8 = 6720 накладных покупателям в месяц

Необходимые ресурсы:

10 000 ÷ 6720 = 1,48 бухгалтера

Работа с банком:

50 поставщиков × 2 раза в месяц = 100 платежных поручений в месяц

Производительность:

15 × 21 × 8 = 2520 платежных поручений в месяц

Необходимые ресурсы:

Необходимые ресурсы = 100 ÷ 1500 = 0,06 бухгалтера

Итого: 0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,06 = 1,75 бухгалтера

Следовательно, такой компании будет достаточно двух бухгалтеров.

Метод нормирования можно применить и к одному конкретному специалисту, чтобы определить степень его загрузки. Если задач у сотрудника слишком много, необходимо снять часть их и перераспределить между другими работниками, если это возможно, либо нанять дополнительных людей для выполнения этой работы. Если после всех расчетов выяснилось, что сотрудники загружены не полностью, можно занять их на каких-то новых участках работы или же сократить штат и распределить общую нагрузку равномерно по оставшимся сотрудникам. Как вариант – передать неравномерно распределяющиеся во времени задачи на аутсорсинг. В этом случае платить нужно только за реальный объем работы, и у вас не будет необходимости содержать работника, услуги которого не нужны вам все пять дней в неделю.

Для того, чтобы сделать работу сотрудников более результативной, можно установить для них определенные показатели эффективности (так называемые KPI), достижение которых влияет на размер премии. Показатели эффективности помогут учитывать разный КПД сотрудников, ведь при одинаковом окладе и одной и той же должности люди будут получать разную премию, которая зависит напрямую от качества их работы.

Выбор показателей KPI зависит от должности и определяется руководством компании или отдела. Для бухгалтерии это может быть количество ошибок в проводимых операциях и отчетности, соблюдение сроков ее сдачи и т.д. Установить KPI можно практически для любой должности, для этого подойдут любые показатели, которые можно измерить и подсчитать и которые влияют на общий результат работы.

Время от времени главный бухгалтер сталкивается с необходимостью определить, насколько оптимальна численность его подчиненных. С одной стороны, недостаточное количество бухгалтеров приводит к постоянным переработкам. С другой стороны, чрезмерно увеличивать штат бухгалтерии не дает генеральный директор, который требует очень четко обосновывать потребность в каждом дополнительном сотруднике.

Павел Меньшиков, экспрет по реинжинирингу бухгалтерских служб

Мы уже говорили, что с руководителем нужно общаться на языке сухих цифр, а не эмоций. Если вы просто придете к директору со словами: «У меня за последний год прибавилось очень много работы. Я не справляюсь, мне нужен дополнительный человек, а лучше - два», то в ответ можете услышать: «А я считаю, что у вас мало работы. Я бы с удовольствием сократил бухгалтерию на одного человека, а еще лучше - на двух».

В этой же статье поговорим о том, как рассчитать идеальное количество сотрудников бухгалтерии, а также фонд оплаты труда для них. А потом уже можно решать, имеет ли смысл просить директора о расширении штата.

От каких факторов зависит численность персонала бухгалтерии

Очень часто главные бухгалтеры спрашивают у меня, каково идеальное процентное соотношение бухгалтеров к общему числу сотрудников компании - 5, 10 или, может, 15 процентов? Однозначного ответа на этот вопрос нет, так как даже в похожих компаниях число специалистов бухгалтерии может отличаться в разы.

Почему же так происходит? Потому что численность сотрудников прежде всего зависит от функций, которые выполняет подразделение.

В одной из предыдущих статей мы уже говорили о том, что в различных компаниях эти функции могут существенно различаться. Например, одно дело - просто предоставлять информацию о дебиторской задолженности в другие отделы и службы. И совсем другое - самим выбивать правильные документы или деньги из не очень добросовестных контрагентов.

Второй по популярности вопрос: влияет ли на численность бухгалтерии выручка компании? Например, должна ли измениться численность, если выручка выросла с 200 тыс. руб. в день до двух миллионов? Давайте разберемся. Мы могли раньше выставлять один счет на 200 тыс. руб., а сейчас выставляем такой же счет, но на два миллиона. Численность должна измениться? Безусловно, нет. А другая компания, чтобы заработать 200 тыс. руб., должна была выставлять 20 тысяч счетов по 10 руб. каждый. И когда выручка увеличилась до двух миллионов, счетов стало уже 200 тысяч. Поэтому штат бухгалтеров этой компании также должен существенно расшириться.

Таким образом, если мы хотим определить бухгалтерии, нужно учитывать не только перечень продуктов, которые она производит. Важен и объем операций, связанных с изготовлением этих продуктов.

И третье, от чего иногда зависит численность персонала бухгалтерии, это уровень эффективного использования рабочего времени. Сюда относится степень автоматизации и технологичности (чем больше ручного труда, тем ниже эффективность), а также просто элементарная дисциплина и правильная мотивация.

Самое интересное, что если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается грамотной автоматизацией работы, то численность можно и не увеличивать. Например, приобрести сканер и программное обеспечение, которое будет автоматически сохранять копии отсканированных документов в бухгалтерской программе. Современные потоковые сканеры способны обрабатывать от 15 до 100 документов в минуту. А сколько документов в час вводят ваши бухгалтеры?

Как установить оптимальную численность и фонд оплаты труда бухгалтерии

Можно выделить пять типовых позиций в бухгалтерии: главный бухгалтер, его заместитель, старший бухгалтер, младший бухгалтер и операционист.

Операционисты - это либо люди, которые вносят первичные документы в информационную систему, либо курьеры.

Младшие бухгалтеры - сотрудники, которые отвечают за несложные участки либо помогают старшим бухгалтерам.

Старшие бухгалтеры (в некоторых компаниях они называются бухгалтерами второй категории или ведущими бухгалтерами) имеют гораздо больший опыт. За ними закреплены наиболее сложные участки учета.

Заместитель главного бухгалтера - это либо методист, который отслеживает изменения в бухгалтерском и налоговом учете на всех участках. Либо человек, который помогает главбуху руководить большим коллективом.

Чтобы определить оптимальную численность персонала бухгалтерии, нужно составить список задач, возложенных на нее генеральным директором. Потом рассчитать приблизительный объем времени на выполнение каждой задачи. Далее распределить задачи между названными выше позициями. Суммировать нормативное время. И представить генеральному директору расчетное количество бухгалтеров каждой квалификации: скажем, один заместитель, два старших бухгалтера, два - младших и один операционист. Затем, чтобы составить бюджет на содержание бухгалтерии, просто умножаем получившееся количество бухгалтеров на сложившийся в вашем регионе уровень зарплат. Для Москвы можно взять следующие ставки: операционист - 100 руб. в час, младший бухгалтер - 200 руб., старший бухгалтер - 350 руб., заместитель главного бухгалтера - 700 руб., главный бухгалтер - 1200 руб. в час.

Многие московские главбухи, сравнив свой оклад со ставкой 1200 руб. в час, очень удивятся, ведь они получают гораздо меньше. Причина в том, что 1200 руб. в час (или около 200 тыс. руб. в месяц) - это идеальный оклад главного бухгалтера средней компании. Такой специалист занимается только работой, соответствующей его квалификации. В реальной жизни главный бухгалтер определенное количество времени тратит на менее квалифицированную работу. Он может вести несколько участков учета, ездить в налоговую. А чем ниже сложность решаемых задач, тем ниже и зарплата.

С помощью этих расчетов можно определить идеальный состав бухгалтерии. Теперь предлагаю рассмотреть наглядный пример.

Как оценить, соответствует ли загрузка работников их зарплате

Допустим, в бухгалтерии помимо главбуха трудятся три человека: Иванова (старший бухгалтер), Петрова и Сидорова (младшие бухгалтеры). Главбуху надо определить реальный процент загрузки этих сотрудниц. Также необходимо оценить, соответствует ли их зарплата уровню выполняемой работы. Для этого руководитель заполняет таблицу (см. образец расчета бюджета времени и фонда оплаты труда бухгалтерии).

Сначала нужно составить перечень продуктов, которые производят бухгалтеры, а также затрат времени на каждый из них. Время на обработку «первички» рассчитывается исходя из объема данных, введенных в информационную систему, и нормативов на внесение документов. Получается, что старший бухгалтер Иванова вводит «первичку» 95 часов в месяц, Петрова - 50, Сидорова - 40.

Чтобы понять, сколько времени занимают звонки контрагентам, используется таблица учета рабочего времени. Иванова звонила в течение 15 часов в месяц, Сидорова - 5 часов, Петрова вообще не звонила. На саморазвитие, например на чтение бухгалтерских журналов, каждой даме выделено по 2 часа в месяц.

Отдельно стоит остановиться на строке «Резерв на непредвиденные дела». Распределяя загрузку, всего не предусмотришь, всегда найдутся мелкие дела, которые отнимают много времени. Поэтому важно в расчет оптимальной численности закладывать резерв на непредвиденные дела. Чем выше должность подчиненного, тем больше у него должен быть этот резерв.

Итого у Ивановой получилась нагрузка в объеме 187 часов при нормативе 176 часов. Перерасход - 11 часов, или 6 процентов от рабочего времени. Петрова и Сидорова недозагружены.

Далее по каждому продукту, то есть в каждой строчке, нужно проставить уровень квалификации, необходимый для качественного выполнения данной работы. А затем умножить количество расходуемого времени на соответствующую часовую ставку (в нашем примере московскую). Что такое «Ввод “первички”»? Это работа, соответствующая ставке операциониста, то есть 100 руб/ч. Звонки контрагентам - более квалифицированный труд уровня старшего бухгалтера, то есть 350 руб/ч. И так далее.

Осталось просто посчитать, какую зарплату мы должны платить бухгалтеру за месяц. Первая - Иванова. 95 часов, расходуемых на обработку первичных документов, главбух умножает на 100 руб/ч. Получает 9500 руб. 15 часов звонков контрагентам умножает на 350 руб., итого 5250 руб/мес. И так по каждой строчке. Заключительный аккорд - сумма по столбцу. Выходит 38 400 руб. оклада. А на деле Иванова зарабатывает 40 000 руб. в месяц. Напрашивается очень интересный вывод. С одной стороны, сотрудница перегружена, но с другой - она не полностью отрабатывает даже свою нынешнюю зарплату. Поэтому просить у генерального директора прибавки для нее мы не можем. Если же провести аналогичные расчеты для Петровой, то получится 14 480 руб. при фактической зарплате 25 000 руб. И это неудивительно, учитывая огромные резервы времени, которыми она обладает.

Так почему же у старшего бухгалтера Ивановой такой перекос? Потому что она больше половины своего времени занимается работой, не соответствующей ее квалификации. Чтобы Иванова все успевала, нужно всего лишь делегировать часть своих функций двум другим сотрудницам.

Этот пример отлично показывает, что перед тем, как выбивать у генерального директора дополнительного сотрудника, необходимо разобраться, все ли внутренние резервы повышения эффективности использованы. Возможно, простое перераспределение обязанностей между имеющимися бухгалтерами устранит проблемы с нехваткой кадров.

Несколько тысяч бухгалтеров школ, лицеев и детсадов лишатся работы из-за реформы Смольного. Их функции передадут специальным учреждениям.

Школы, лицеи, гимназии и детские сады лишатся своих бухгалтерий. Комитет финансов передаст их функции районным ГКУ в целях экономии бюджета. Георгий Полтавченко одобрил реформу. Главы бюджетных учреждений называют ее откатом системы образования на четверть века назад, когда школьные работники обивали пороги районных бухгалтерий для получения каждой справки или оплаты счета. Смольный обещает взять часть уволенных в районные учреждения, но они туда не торопятся.

Глава комитета финансов Алексей Корабельников написал губернатору Георгию Полтавченко письмо с просьбой «в целях повышения эффективности использования средств бюджета» разрешить передать функции бухгалтерского учета во всех подведомственных районным администрациям учреждениях — казенным бухгалтериям, которые есть в каждом районе. Помимо бухучета за ними предлагается закрепить составление бухгалтерской отчетности и планирование доходов и расходов.

«Результаты проведенного комитетом финансов анализа численности работников государственных учреждений... свидетельствуют о более эффективном использовании трудовых ресурсов при централизованной форме ведения бюджетного (бухгалтерского) учета», — говорится в письме.

Сейчас только в 1213 районных госучреждениях есть собственная бухгалтерия, их-то и предлагается упразднить.

«Согласен», — стоит виза губернатора Георгия Полтавченко.

В остальных 1565 бухгалтерские функции уже многие годы выполняют районные ГКУ. На них реформа никак не отразится.

В число районных госучреждений входят школы всех разновидностей (средние, детско-юношеские, с углубленным изучением определенных предметов и т. д.), гимназии, лицеи, подростково-молодежные клубы и детские сады. Письмо Корабельникова мгновенно разлетелось по этим образовательным организациям и вызвало беспокойство среди их руководителей и бухгалтеров.

В каждом учреждении работает в среднем 2 - 4 бухгалтера, в детсадах — один-два человека, в школах их число иногда достигает пяти. В ряде образовательных учреждений, например, есть бухгалтер по зарплате, бухгалтер по платным услугам, который занимается заключением договоров, учетом оплаты, выдачей квитанций, а также бухгалтер бассейна, который ведет учет и выдает платные абонементы (на плавание с обучением, на аквааэробику и проч.), ну и, соответственно, главный бухгалтер.

Реформа Смольного означает возможную потерю работы для 2 - 3 тысяч бухгалтеров. Но это не единственное обстоятельство, которое беспокоит бюджетных работников. Как рассказала «Фонтанке» директор расположенного в Приморском районе лицея № 64 Галина Иванова , упразднение бухгалтерий — серьезный шаг назад.

«До 1994 года все мы ходили в эти централизованные бухгалтерии. Сколько в школах направлений, столько в бухгалтериях и кабинетов — плановый отдел, налоговый, отдел платных услуг, социальной работы, госзаказа. В каждом отделе по нескольку человек, и за одним работником было закреплено несколько школ. Нам приходилось обходить все эти кабинеты, записываться на приемы, выклянчивать оплату каждого счета, обивать пороги, чтобы элементарно получить справку 2-НДФЛ. Еще посмотрят на тебя десять раз, перед тем как выполнить твою просьбу. Поэтому, естественно, мы против планов комитета финансов», — говорит она.

По словам Галины Ивановой, во многих школах за годы работы выработан «грамотный механизм финансово-хозяйственной деятельности», который экономит время педагогов, школьной администрации, повышает ответственность учреждения за каждый шаг. При этом в крупных серьезных школах, которые выполняют и перевыполняют госзадания, куда выстраивается очередь будущих первоклассников, работают профессионалы, экономисты-финансисты, чего нельзя сказать о сотрудниках районных бухгалтерий, говорит она.

«Это какое-то вредительство, или безграмотность, или безответственность, — я не понимаю. Нельзя допускать такого безобразия. Методы царя Гороха не должны воскреснуть. Сражайтесь за нас!» — отметила Иванова.

По мнению директора школы № 45 Ларисы Юшмановой (Приморский район) , вряд ли районные бухгалтерии смогут принять на обслуживание все школы и детсады. Для этого придется набирать дополнительных сотрудников, что по сути на бюджете города никак не отразится.

«Наше отношение к этим планам — отрицательное», — сказала она.

Бухгалтерам еще одного учреждения — одной из школ Красносельского района, работники которой просили не называть ее номер, — уже предложили перейти в районную бухгалтерию, но они туда не спешат, рассказал ее директор. «Там дурдом», — считает руководитель школы.

В упразднении бухгалтерий есть и другая проблема, говорит он: платные услуги, которые в некоторых школах до сих пор родители учеников оплачивали на счет учебного заведения, теперь будут падать в общий районный котел, из которого эти деньги будет уже не извлечь.

Руководитель школы написал в районную администрацию письмо с отказом упразднять бухгалтерию, после чего к нему незамедлительно пришла проверка и «перевернула бухгалтерию вверх дном». Если все же учреждение заставят перейти на обслуживание районной бухгалтерией, в школе все равно останется как минимум один бухгалтер, который будет выполнять роль посредника между школой и централизованной бухгалтерией. «Кто-то должен заниматься организацией питания, отчеты делать, горзаказ формировать», — пояснил он.

«Мы работаем потихоньку, все красиво и хорошо. У нас все учителя приходят в бухгалтерию: "Девочки, мне нужна справочка". — "Да ради бога". А что будет в районных бухгалтериях? Бумаги будут теряться, отношение к людям там будет совсем другое», — сказал директор.

На учительских форумах уже появилось письмо к губернатору Георгию Полтавченко с просьбой отменить реформу . Его скачивают в школах и детсадах, подписывают и отправляют в Смольный. Как сообщил «Фонтанке» глава одного из крупнейших городских районов, он совместно с комитетом финансов будет смотреть, где бухгалтерии все же можно оставить. «Ко мне приходят директора школ. Часто говорят: вот хороший бухгалтер. Не вопрос. Будем просить комитет не упразднять», — рассказал чиновник.

Как пояснил «Фонтанке» сам Алексей Корабельников, экономическая действительность заставляет комитет настоятельно рекомендовать перевести бухгалтерии в ГКУ. Но если конкретное учреждение докажет, что сохранение бухгалтерии является целесообразной мерой, то все останется по-прежнему. Но каждый такой случай будет рассматриваться в отдельности. Если районные бухгалтерии не будут справляться с работой, туда устроят больше работников.

Бюджет школы на 500 - 700 учеников в среднем составляет 50 - 70 млн рублей в год. Доходы на 90% состоят из субсидии государства и на 10% — из внебюджетных источников. Есть школы, где доля внебюджета доходит до 50%, но это единичные случаи. Около 70% расходов — зарплаты и налоги, 20% — оплата электричества, воды и прочих коммунальных услуг, 10% — обучение сотрудников.

«В прошлом году при всех этих расходах у меня оставалось около 2 млн, в которых я была полностью свободна, — говорит директор одной из школ. — Их мы направляли на закупки, ремонт и так далее. В 2016 году свободных денег будет всего 37 тысяч рублей. Бюджеты школ в нынешнем году практически нулевые».

Как разобраться, почему сотрудники не справляются с работой? Может они перегружены, и требуется дополнительный персонал, или же они недостаточно эффективно работают? При грамотной оптимизации процесса возможно сократить штат, не снижая при этом эффективности работы. Сколько человек должен считать расчетный бухгалтер, как рассчитать загруженность бухгалтера, коэффициент главного бухгалтера и оптимальная численность бухгалтерии на предприятии — обсудим в этой статье. Любой руководитель постоянно сталкивается с необходимостью оценить загруженность персонала. И если перед некоторыми специалистами не составит труда поставить конкретные задачи и сроки их решения, и оценить количество сделанной ими работы. Например, журналисты получают гонорары за определенный объем текстов или их количество. То понять, каков КПД работы других работников, бывает довольно сложно.

Бухгалтер — человек, а не ишак

Обычно рассматривают наиболее успешные компании на рынке, и для каждой отрасли рассчитывают собственный норматив. Для расчета таких нормативов необходимо собрать небольшие объемы информации только по лидерам рынка, но и точность таких нормативов будет невысокой, потому что не учитываются объемы бизнеса, специфика каждой конкретной компании и т.д. Метод фотографии рабочего дня заключается в том, что аудитор или сотрудник отдела по работе с персоналом фиксирует каждое действие сотрудника в течение всего рабочего дня и замеряет длительность его выполнения.

Такой способ очень трудозатратен и более эффективен на производстве. Для расчета бухгалтерских нормативов он подходит не всегда. Микроэлементное нормирование – один из наиболее точных способов определения нормативов.

Определяем, насколько загружена бухгалтерия

Способы расчета трудозатрат Существует несколько основных способов расчета нормативов трудозатрат для компании:

бенчмаркинг;
факторное нормирование;
фотография рабочего дня;
микроэлементное нормирование.

Рассмотрим каждый из них в отдельности и остановимся на наиболее оптимальном с точки зрения трудоемкости и точности методе. Бенчмаркинг – это оценка и сравнение того, как те или иные процессы выполняются на других предприятиях вашей отрасли.

Пример расчета и начисления заработной платы

Внимание

Счета каждому поставщику оплачиваются два раза в месяц. Каждый из 1000 клиентов компании делает в среднем 10 покупок в месяц. Кроме того, даны следующие нормативы:

учет расчетов с поставщиками на одного бухгалтера: 36 накладных в час;
учет расчетов с покупателями на одного бухгалтера: 40 накладных в час;
учет расчетов по банковским операциям на одного бухгалтера: 15 платежных поручений в час;
расчет заработной платы на одного бухгалтера: 1500 расчетных листков в месяц.

Достаточно ли будет такой компании двух бухгалтеров? Учет расчетов с поставщиками: 62 поставщика х 10 поставок х 3 склада = 1860 накладных от поставщиков в месяц.

Производительность = 36 х 21 день х 8 часов = 6048 накладных от поставщиков в месяц Необходимые ресурсы = 1860: 6048 = 0,31 бухгалтера.

Количество сотрудников на одного расчетчика

Мебель и рабочий стол бухгалтера В Минтруда считают очень важным оборудование рабочих мест в бухгалтерии мебелью из унифицированных элементов. В тексте документа сказано: Из таких элементов можно монтировать разнообразные рабочие столы, приставки к ним, тумбы. Расстояние между рабочими местами должна быть 0,75-0,9 м.

Важно

Наиболее удобными для оборудования рабочего места являются стулья с металлической основой и подъемно-поворотным механизмом. Сами столы, при этом, должны быть расположены перпендикулярно окну, при этом окно желательно расположить слева. Выдвижные ящики столов должны быть оборудованы приспособлениями для удобного расположения папок.

На каждом ящике нужно укрепить перечень папок с документами, которые в нем находятся.

Норма бухгалтера по расчету заработной платы

Все папки и другие приспособления для хранения документов должны иметь яркую маркировку, различную расцветку, на них должны быть нанесены кодовые отметки, чтобы после использования их можно было легко вернуть на прежнее место. На рабочем столе бухгалтера должно находиться минимально необходимое количество документов, непосредственно связанных с текущей оперативной работой. Также на столе должен стоять перекидной календарь, канцелярские принадлежности и необходимая оргтехника, например калькулятор.

Все предметы, необходимые бухгалтеру для работы, должны иметь свое строго определенное место. Чем чаще специалист использует в работе тот или иной предмет, тем ближе к нему он должен располагаться. Нормы работы По мнению чиновников, один бухгалтер должен успевать обслуживать не менее 5 тысяч инвентарных карточек по основным средствам или не менее 6 тысяч накладных по учету выдачи материалов.

Главбух решилась оставить ТРИ… плюс одну назначили руководителем, освободив от обязанностей расчетчицы, т.е. только распределение работ, своды, налоговая и пр.Проблемы, как рукой сняло. ;)В этом конце января… и вовсе остались вдвоем… морозы, дети…Даже привлекать из бухгалтерии никого не стали, зарплату расчитали вовремя. ;)Так что… меньше 500… ну никак нельзя 😉 Список тем форума Форум Территория 1С Рекламное место пустует Рекламное место пустует Независимо от того, куда вы едете - это в гору и против ветра! ВНИМАНИЕ! Если вы потеряли окно ввода сообщения, нажмите Ctrl-F5 или Ctrl-R или кнопку «Обновить» в браузере. Ветка сдана в архив. Добавление сообщений невозможно.Но вы можете создать новую ветку и вам обязательно ответят!Каждый час на Волшебном форуме бывает более 2000 человек.

Определяем положенные вычеты С начала года ему был начислен оклад в размере 322000 руб., поэтому вычеты на детей ему уже не полагаются. Напомню, что детские вычету действуют до тех пор, пока заработная плата работника, рассчитанная с начала календарного года, не достигла величины 280 000 руб. 3) Рассчитываем заработную плату с учетом районного коэффициента Зарплата = 66667 + 66667 * 15% = 76667 руб. 4) Считаем НДФЛ НДФЛ = (Начисленная зарплата - Вычеты) * 13% = (76667 - 0) * 13% = 9967 руб. 5) Рассчитываем зарплату, которую мы выплатим работнику: Зарплата к выплате = Начисленная зарплата - НДФЛ = 76667 - 9967 = 66700 руб. Пример расчета заработной платы работников Аналогично проводятся расчеты по всем остальным работникам.

Все расчеты по расчету и начислению зарплаты всем пяти работникам сведены в таблицу ниже: ФИО Зарплата с начала года Оклад Отраб. дней в мае Оклад за отраб.

Нормативы по расчету зарплаты на 1 расчетчика

Начисл. зарплата Вычеты НДФЛ (Оклад - Вычеты) * 13% К выплате Иванов 322000 70000 20 66667 76667 0 9967 66700 Петров 92000 20000 21 20000 23000 1900 2743 20257 Никифоров 110400 24000 21 24000 27600 5800 2834 24766 Бурков 73600 16000 21 16000 18400 2800 2028 16372 Крайнов 73600 16000 10 7619 8762 500 1074 7688 Итого 154429 18646 135783 На практике при расчете и начислении зарплаты заполняется первичный документ - расчетная ведомость форма Т51, образец которой можно скачать здесь. По итогам расчетов считается итоговая сумма начисленной зарплаты, НДФЛ и зарплаты, предназначенной для выплаты. Расчет страховых взносов Про страховые взносы было подробно написано в предыдущей статье, рассчитаем их для данного примера. Взнос в ПФР = итоговая начисленная зарплата * 22% = 154429 * 22% = 33974. Взнос в ФСС = итоговая начисленная зарплата * 2,9% = 154429 * 2,9% = 4478.

Данные по работникам: Фамилия работника Оклад Вычеты Количество отработанных дней в мае Иванов 70000 2 детей 20 Петров 20000 500 руб., 1 ребенок 21 Никифоров 24000 3000 руб., 2 детей 21 Бурков 16000 2 детей 21 Крайнов 16000 500 руб., детей нет 10 Начиная с начала года до месяца мая, все работники отработали все месяцы полностью, районный коэффициент в нашем примере расчета зарплаты примем равным 15%. Напомню, что данные об отработанных днях берутся из табеля учета рабочего времени, образец этого документа можно найти здесь. Рассмотрим первого работника Иванова. 1) Определяем оклад за отработанное время В мае он отработал 20 дней из положенных 21.

Оклад за отработанное время определяется как Оклад * Отработанные дни / 21 = 70000 * Иванову начислена зарплата = 70000 * 20 / 21 = 66667 руб.
Взнос в ФФОМС = итоговая начисленная зарплата * 5,1% = 154429 * 5,1% = 7876. Итого сумма страховых взносов = 33974 + 4478 + 7876 = 46328. Проводки по заработной платы Сумма Дебет Кредит Название операции 154429 20 (44) 70 Начисленная зарплата списана на себестоимость продукции, услуг, товаров 18646 70 68 Учтен НДФЛ 135783 70 50 Выплачена заработная плата работника 46328 20 (44) 69 Начисленные страховые взносы списаны на себестоимость продукции, услуг, товаров.

На этом пример расчета и начисления заработной платы работникам закончен. Напомню, что для выплаты зарплаты необходимо заполнить первичный документ - расчетно-платежную ведомость по форме Т-49 либо отдельно расчетную ведомость Т-51 и платежную ведомость Т-53. В следующих статьях рассмотрим, как рассчитываются отпускные на предприятии и приведем примеры расчета.

Обновлённые HR-Сообщества: Клуб бухгалтеров и аудиторов | 16.12.2012 13:20 selenalena Добрый день! Я работаю бухгалтером по расчету зарплаты. Начисляю зарплату в пяти организациях, в общей сумме численность составляет 425 человек. Одна из организаций стремительно растет. Я как-то пожаловалась главному бухгалтеру, что тяжело, большая численность людей.

На что она мне ответила «А ты знаешь, что 1 расчетчик должен рассчитывать около тысячи сотрудников». Я потеряла дар речи и пошла работать дальше. Я понимаю если бы была одна организация с такой численностью, но когда в отчетный период количество отчетов умножено на пять, я каждый раз испытываю стресс.

Руководители компаний нередко считают, что в бухгалтерской службе слишком много сотрудников, и не понимают, чем они занимаются. В свою очередь финансовым директорам и главным бухгалтерам приходится обосновывать количество сотрудников этой службы и аргументировать увеличение штата. Какие инструменты способны ускорить взаимодействие между менеджерами, сотрудниками бизнеса и бухгалтерией и позволяют сократить затраты на обработку документов? Об этом рассказывает Людмила Шустерова, заместитель генерального директора аутсорсингового подразделения BDO.

Бухгалтерия — инструмент руководства компании для оценки бизнеса. Результатами ее работы пользуются не только фискальные органы. Менеджерам и собственникам компании необходимы оценка эффективности бизнеса и оперативные отчеты. Соответственно процессы в бухгалтерии должны быть выстроены с учетом ожиданий и требований менеджеров по содержанию и срокам представления отчетности. Сегодня, например, перед бухгалтерией стоит задача закрывать год не 28 марта, а 25 января. Как любой инструмент, она должна быть грамотно настроена и корректно функционировать.

Предпосылкой для оценки эффективности работы бухгалтерии является и динамика бизнеса. Численность данного подразделения, как правило, растет быстрее и сокращается медленнее бизнеса и поэтому требует постоянной корректировки.

Бухгалтерия — объект нормирования

Для оценки эффективности работы бухгалтерии и определения необходимой численности персонала деятельность бухгалтеров нужно оценивать. Для этого необходим обоснованный подход, в частности нормирование процессов в бухгалтерской службе, определение нормативов и последующая оптимизация деятельности. У бухучета есть все признаки процесса: исполнители, информация о деятельности компании на входе (первичная документация), регламентирующие документы (ПБУ, НК РФ и т.д.), сложившиеся подходы и практика ведения учета. Результат процесса — отчетность, предоставляемая в определенных форматах в налоговую инспекцию и другим бизнес-пользователям (рис. 1). Поэтому бухгалтерия должна быть объектом нормирования. Если нормативы есть, их можно улучшать.

Нормативы трудозатрат — необходимое количество сотрудников компании для получения одной единицы результатов работы.

Нормативы бывают:

как есть — фиксируют состояние компании на момент расчета, фактические;
как должно быть — рассчитываются на основе данных по отрасли и показывают, к чему можно стремиться, целевые, или бенчмаркинг — затраты после оптимизации процесса.

Существующие методы нормирования трудозатрат различаются трудоемкостью и точностью (рис. 2).

Фотография рабочего дня (ФРД) больше подходит для однородных процессов и для бухгалтерии не всегда применима и не всегда удобна.

При микроэлементном нормировании процесс подразделяется на подпроцессы.

Бенчмаркинг — лучшие практики, согласно которым для обработки некоторого количества счетов, например в оптовой торговле, нужно определенное количество бухгалтеров (например, три). Если фактически их четыре, стоит задуматься и проанализировать ситуацию. Рассмотрим подробнее метод факторного нормирования применительно к бухгалтерии.

Технология факторного нормирования

Использование такой технологии в бухгалтерии предполагает несколько этапов. Сначала деятельность бухгалтерии как процесс подразделяется на подпроцессы (участки). В компании, где больше одного бухгалтера, можно оценить, сколько времени в месяц бухгалтер в среднем тратит на тот или иной подпроцесс или какое количество документов либо транзакций в среднем обрабатывает за месяц.

Затем оцениваются трудозатраты по каждому подпроцессу — определяются фактические трудозатраты по участкам и квалификационному уровню, количество сотрудников определенной квалификации в чел./мес. (в днях неудобно).

Для каждого процесса выявляются факторы, в большей мере влияющие на трудозатратность учета. Например, при работе с авансовыми отчетами их целесообразно группировать на хозяйственные отчеты и командировки по РФ и заграничные, поскольку нормативы времени обработки этих документов различны. При расчетах с поставщиками и подрядчиками значение имеют не только количество документов, но и их номенклатура, напрямую связанная с бизнес-процессом.

Многое зависит от ответственного за введение данных и документов — бухгалтер либо менеджер по продажам или закупкам. В последнем случае бухгалтер просто сверяет документы.

Из соотношения трудозатрат и факторов выводится норматив трудозатрат для бухгалтеров на процессы (табл. 1).

Универсальных нормативов не существует, поскольку нет похожих процессов в двух компаниях. Тем не менее всем интересна идеальная цифра, к которой желательно стремиться или на которую стоит ориентироваться. С этой целью в табл. 1 приведены некоторые усредненные значения нормативов для отдельных усовершенствованных процессов, которые можно использовать для оценки собственных бухгалтеров. Приведем пример факторного нормирования.

пример

Компания «Трейдинг ООО» занимается оптовой торговлей. У организации четыре склада. В ней трудятся 100 сотрудников. Масштабы деятельности компании характеризуется следующими параметрами:

120 поставщиков и десять поставок от каждого поставщика на каждый склад ежемесячно;
платежи каждому поставщику два раза в месяц (транзакции);
1500 покупателей и 15 заказов в месяц от каждого клиента.

Весь объем работ выполняют шесть бухгалтеров.

Рассчитаем, насколько велика бухгалтерия и как эффективно она работает. Упростим пример и не будем учитывать различия в квалификации бухгалтеров. Расчеты приведены в табл. 2.

Необходимы 4,24 бухгалтера плюс один для замены. На практике количество требуемых бухгалтеров будет зависеть и от того, смогут ли они совмещать функции и насколько взаимозаменяемы бухгалтеры.

Если фактические затраты далеки от приведенных нормативов, их нужно сократить. Покажем это на примере подпроцесса «учет реализации», разбив его на отдельные операции (табл. 3). Сначала следует понять, как организован процесс, какие у него трудозатраты. Затем рассчитать его стоимость, сравнить с лучшими практиками и после этого начать поиск возможных решений. Рассмотрим некоторые из них.

Перераспределение функций

Один из способов сокращения трудозатрат в бухгалтерии — перераспределение функций и делегирование отдельных операций другим подразделениям. Решения о распределении ответственности не простые, обычно дополнительную работу и ответственность брать на себя никто не хочет. Воспользоваться можно менеджерским подходом, согласно которому специалисты должны быть заняты в соответствии с их компетенциями.

Именно менеджерам по продажам, а не бухгалтерии, логично поручить подписание актов. Это будет эффективнее. Аналогично с актами сверки. В некоторых компаниях при подписании большого количества актов сверки в месяц эти транзакции передают менеджерам, работающим с конкретными клиентами и владеющими информацией об их платежах и дебиторской задолженности. Поэтому и затраты на подобные операции у менеджеров ниже, чем у бухгалтеров. А бухгалтерия при этом формирует акты сверки.

ИТ-оптимизация

Используемые в компании ИТ-технологии способны существенно влиять на производительность бухгалтерии по следующим параметрам:

спектр функциональных возможностей учетной системы;
уровень автоматизации (степень необходимости ручного ввода);
степень настройки взаимодействия систем (для случаев, когда используется несколько баз данных). Дублирующий ввод данных — это потеря времени.

Поэтому необходимо учить ИТ-системы «общаться» между собой, чтобы наиболее эффективно использовать возможности ввода информации.

Сравнение вариантов оптимизации учетной функции внутри компании и передачи их на аутсорсинг приведены в табл. 4.

Аутсорсинг

Иногда к аутсорсингу прибегают как к внешнему консультанту и прислушиваются к нему больше, чем к своей бухгалтерии.

Основными предпосылками выбора аутсорсинга являются:

быстрый рост или сокращение бизнеса (в российских компаниях широко распространена практика передачи на аутсорсинг отдельных участков);
необходимость внедрения новой учетной системы или оптимизация существующей;
необходимость централизации бухгалтерских процессов в холдинге;
отсутствие регламентов документ оборота, либо они есть, но не работают.

При создании регламентов в большой компании имеет смысл создать центры финансового обслуживания и обсудить этот вопрос с провайдером аутсорсинга. Многие компании сейчас создают подобные центры не в Москве (дорого).

Определение нормативов выработки в час одного бухгалтера (таблица 1)

Подпроцессы (учетные функции)	Наличие процесса	Трудозатраты	Факторы	Норматив	Значение
Учет кассовых операций
Учет расчетов по банковским операциям		Два человека	Количество банковских транзакций	Количество платежных поручений в час на одного бухгалтера
Учет расчетов с подотчетными лицами		Три человека	Количество авансовых отчетов х среднее количество документов в АО	Количество авансовых отчетов в час на одного бухгалтера
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками				Количество накладных (актов) в час на одного бухгалтера
Учет реализации			Количество накладных х х среднее количество номенклатурных позиций в накладной	Количество накладных покупателям в час на одного бухгалтера
Управленческая и корпоративная отчетность
Учет долгосрочных инвестиций, основных средств и НМА		Один человек
Учет товарно-материальных запасов
Учет финансовых вложений
Учет финансирования и займов		Два человека
Подготовка налоговой отчетности
Расчет заработной платы			Количество начислений — удержаний х х количество межрасчетов х х количество сотрудников	Количество сотрудников (расчетных листков) в месяц на одного бухгалтера

Расчет необходимых ресурсов (таблица 2)

Учетные функции	Объем работ	Производительность (с учетом нормативов из табл. 1)	Необходимые ресурсы
Учет расчетов с поставщиками	4 склада х 10 поставок х 120 поставщиков = 4800 накладных от поставщиков в месяц	36 х 21 х 8 = 6048 накладных от поставщиков в месяц	4800: 6048 = 0,79 бухгалтера
Учет расчетов с покупателями	1500 покупателей х 15 заказов = 22 500 заказов от покупателей в месяц	40 х 21 х 8 = 6720 накладных покупателям в месяц	22 500: 6720 = 3,3 бухгалтера
Работа с банком	120 поставщиков два раза в месяц = 240 платежных поручений в месяц	15 х 21 х 8 = 2520 платежных поручений в месяц	240: 2520= 0,9 бухгалтера
Расчет заработной платы			100: 1500 = 0,06 бухгалтера
			4,24 бухгалтера

Перераспределение функций (таблица 3)

Участок «учет реализации»
Процессы	Кто часто отвечает	Кто должен отвечать
Предоставление информации о реализованных товарах или услугах	Отдел продаж
Составление счетов	Бухгалтерия
Составление отгрузочных документов	Бухгалтерия
Кодирование выставленных счетов для целей фискального учета	Бухгалтерия
Составление отгрузочных документов (акт о выполненных работ/услуг), счетов-фактур	Бухгалтерия
	Бухгалтерия	Административный отдел
Координация/подписание отгрузочных документов и счетов-фактур	Административный отдел
	Отдел продаж/административный отдел
Координация процесса и сбор подписанных документов от покупателей	Бухгалтерия	Административный отдел
Ведение книги продаж	Бухгалтерия
Выверка дебиторской задолженности. Подготовка актов выверки расчетов с покупателями	Бухгалтерия
	Административный отдел
Координация вопросов выверки расчетов с покупателями	Бухгалтерия	Административный отдел

Варианты оптимизации (таблица 4)

	Оптимизация учетных функций компании	Аутсорсинг
	Процесс выстраивается так, чтобы его выполнение требовало минимум времени Численность подразделений определяется с помощью нормативов	Процесс полностью передается провайдеру
	Затраты на процесс минимальны	Затраты на процесс прогнозируемы: нет проблем с подбором кадров; принцип ключевых компетенций — делаем только то, что нужно для бизнеса; контроль эффективности процесса по конечной цене
	Требует много времени Обследование и оптимизацию нужно проводить регулярно. Если бизнес меняется, то чаще, если стабилен — не реже одного раза в год	Возможна потеря гибкости (в связи с формализацией процессов взаимодействия). Необходимы трудозатраты внутри компании на внедрение новых процессов). Провайдер может быть более консервативным в налоговых вопросах, чем собственная бухгалтерия (недостаток аутсорсинга)