Как рассчитать необходимое количество бухгалтеров в организации. Сколько бухгалтеров должно быть на предприятии? От чего зависит количество бухгалтеров в компании

Сколько человек должен обслуживать один бухгалтер - в каком документе это написано? В частности, нужно определить, зарплату скольким сотрудникам должен рассчитывать один бухгалтер? При работе с 1-С и со сложным расчетом зарплаты?

Ответ

Для расчета нормативов численности работников бухгалтерии можно использовать Межотраслевые нормы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности, а также на работы, выполняемые экономистами по труду на производстве (части 1 и 2), утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР от 19.06.1991 N 111, Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 N 331/17-46.

Нормативная численность работников, необходимых для выполнения работ по бухгалтерскому учету, определяется по формуле:

Пример расчета численности работников, занятых бухгалтерским учетом, приведен в .

Расчет норм времени на бухгалтерские работы, выполняемые в условиях машинной обработки информации, установлен в разделе 2 Нормативной части межотраслевых норм:

2.3.1. Нормы времени на выполнение операции по начислению заработной платы рабочим-сдельщикам

Таблица 57

2.3.2. Нормы на выполнение операции по начислению различного рода выплат и удержаний

Таблица 58

2.3.3. Нормы времени на выполнение операции по учету фонда оплаты труда

Таблица 59

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как определить штатную численность сотрудников организации или подразделения.

Штатную численность сотрудников организации (отдельного подразделения) определяет ее руководитель в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления.

По общему правилу работодатели свободны в определении как штатного состава по должностям и профессиям, так и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.

При этом для отдельных видов деятельности, а также учреждений и организаций существуют законодательно установленные нормативы численности, обязательные для исполнения. В большей степени это касается государственных учреждений и ведомств. Так, например, структуру и штатное расписание центрального аппарата федерального органа исполнительной власти утверждает его руководитель в пределах фонда оплаты труда и численности, установленных президентом или Правительством РФ, с учетом реестра должностей и иных актов, определяющих нормативную численность соответствующих подразделений (). Еще одним примером может служить порядок формирования структуры и штата Центрального аппарата Роспотребнадзора ().

В то же время существует целый ряд законодательных актов по определению штатной численности, которые носят рекомендательный характер. В частности, такие предусмотрены для бюджетных организаций. В этом документе в основе расчета штатной численности заложены нормативы по труду, на основании которых рассчитывается необходимое число сотрудников для выполнения той или иной трудовой функции.

Штатную численность сотрудников на основе нормативов по труду можно определить по формуле:

Нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год условно принимается за 2000 часов.

сотрудников бухгалтерии и финансовых служб ();

сотрудников службы охраны труда ();

сотрудников оздоровительных комплексов ();

Ряд из указанных нормативов содержит специальные методики расчета численности сотрудников, на основе которых организации также могут сформировать общую численность сотрудников или численность отдельных подразделений.

Руководствуясь полученными по итогам расчетов данными, организация составляет и утверждает ( , указаний, утвержденных ).

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Нормативная база: "Межотраслевые нормы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности, а также на работы, выполняемые экономистами по труду на производстве (части 1 и 2)" (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 19.06.1991 N 111, Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 N 331/17-46)

Межотраслевые нормы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности, а также на работы, выполняемые экономистами по труду на производстве

Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по бухгалтерскому учету для предприятий отраслей промышленности утверждены .

Типовые нормы времени на работы, выполняемые экономистами по труду на производстве, утверждены Постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 года N 331/17-46.

Настоящие нормативные материалы разработаны для регламентации труда работников, занятых бухгалтерской и финансовой работой, а также вопросами труда и заработной платы на предприятиях. Указанные нормативные материалы позволяют установить рациональную структуру планово-финансовой службы и бухгалтерского учета, а также правильно организовать работу экономистов по труду.

Нормативные материалы могут применяться на всех типах предприятий, так как они разработаны с учетом работы как в условиях полного хозяйственного расчета и самофинансирования, так и бюджетного финансирования.

Общая часть

1. Нормы времени предназначены для определения затрат рабочего времени на работы, выполняемые бухгалтерами, счетоводами и кассирами, установления нормированных заданий по видам работ, обоснования необходимой численности этой категории работников. Рекомендуются для использования на предприятиях, объединениях и в других организациях различных форм собственности (государственных, государственно-кооперативных, кооперативных, арендных и др.), работающих как в условиях полного хозяйственного расчета и самофинансирования, так и бюджетного финансирования.*

Применение нормативных материалов позволяет установить рациональную структуру планово-финансовой службы и бухгалтерского учета на предприятии, составить должностные инструкции и определить правильную технологию (процедуры) выполнения работ.

2. При разработке типовых норм времени использованы:

Фотографии (самофотографии) рабочего времени и фотохронометражные наблюдения, проведенные на предприятиях;

Материалы изучения существующей организации труда и передового опыта работников, занятых бухгалтерским учетом;

Данные оперативного учета и отчетности.

3. Сборником предусматривается применение документов по бухгалтерскому учету и отчетности, используемых как в системе внутрипроизводственного учета, так и утвержденных Министерством финансов СССР.

4. Нормы сборника разработаны на следующие виды бухгалтерских работ:

Раздел 1 - Учет основных средств (фондов)

Раздел 2 - Учет производственных запасов

Раздел 3 - Учет труда и заработной платы

Раздел 4 - Учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции

Раздел 5 - Учет готовой продукции, ее отгрузки и реализации

Раздел 6 - Учет денежных, расчетных и кредитных операций

Раздел 7 - Учет фондов и финансовых результатов

Раздел 8 - Кассовые операции

Раздел 9 - Составление отчетности.

5. Нормы времени по бухгалтерскому учету охватывают все виды бухгалтерских работ, выполняемых без использования программных технических средств (вручную), и в условиях машинной обработки информации (в т.ч. с использованием автоматизированных систем управления - АСУ).

6. Для предприятий, на которых только часть бухгалтерских задач решается с помощью машинной обработки информации, применим комбинированный метод расчета трудоемкости, т.е. на задачи, выполняемые "вручную" и с использованием машинной обработки информации, - по соответствующим нормативным таблицам для каждого вида работ.

7. Определение числовых значений факторов для нормативных таблиц (и уравнений регрессии) производится на основании следующих данных статистической и текущей отчетности.

8. Нормы времени в сборнике даны в часах на принятую единицу работы.

9. Расчет норм времени по видам работ произведен по формуле:
,
где:
- оперативное время;

Сумма времени на подготовительно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности в процентах от оперативного времени (принимается в размере 10%).

10. При расчете нормативной численности работников, занятых бухгалтерским учетом, кроме трудоемкости нормируемых работ, рассчитанных по нормам времени, учитываются затраты труда на не охваченные сборником работы, величина которых не должна превышать 10% для бухгалтеров (счетоводов) и 15% для кассиров (с учетом неравномерной их загрузки) от трудоемкости нормируемых работ. К работам, не предусмотренным сборником, относятся такие, трудоемкость которых отражает отраслевую специфику или особенности производства.

11. Нормативная численность работников, необходимых для выполнения работ по бухгалтерскому учету, определяется по формуле:
,
где:
- суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по типовым нормам за год, в часах;
- коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в нормативной части сборника;
- полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах.

Пример расчета численности работников, занятых бухгалтерским учетом, приведен в .

Организация труда

В основе организации труда бухгалтера лежат основополагающие документы, характер производства, степень механизации обработки информации. Эти главные факторы организации бухгалтерского учета находят отражение в элементах информационного обеспечения организации бухгалтерского учета, создаваемых бухгалтерией. К ним относятся: график работ, перечень должностных обязанностей, схема взаимосвязи носителей информации, альбом форм. Общее назначение этих элементов - наиболее полно описать потоки информации, распределить работы по времени и между исполнителями.
В зависимости от объемов работ за группой работников или одним работником закрепляется определенный участок бухгалтерского учета (учет основных средств, учет материальных ценностей, учет готовой продукции и ее реализации). В свою очередь эти участки бухгалтерского учета могут быть разделены на более мелкие, например учет материальных ценностей подразделяется: на учет сырья и материалов, учет спецодежды и хозинвентаря, учет тары и т.д.
При распределении работ (операций) между исполнителями следует учитывать их квалификацию, опыт и деловые качества, что будет способствовать приобретению необходимых качеств и ускорению выполнения задания работающими.
При использовании вычислительной и организационной техники резко меняется характер и содержание работы бухгалтерского аппарата: сокращается удельный вес чисто технических функций, основанных на ручном труде, работа становится более творческой, главными выступают функции организатора повседневной оперативной информации, контролера, аналитика.
При подборе помещения для заводской бухгалтерии руководствуются требованиями наилучшего обеспечения предприятия учетной информацией, создания нормативных условий труда работников, занятых бухгалтерским учетом, и удобств при обслуживании посетителей.
Помещение бухгалтерии должно быть специально оборудовано. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете следует исключить доступ к рабочему материалу лиц, не работающих в учетном аппарате.
Площадь помещения бухгалтерии должна отвечать установленным санитарным нормам - 3,25-6 кв.м на одного человека при минимальной высоте помещения 3,25 м, чтобы на одного работника приходилось около 20 куб.м объема помещения.

Помещение бухгалтерии должно быть хорошо освещено, отапливаемо, оснащено кондиционерами и звукопоглощающими устройствами.
При оборудовании бухгалтерии используются столы одиночные с приставками и Г-образные, предпочтительно - двухтумбовые.
Выдвижные ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике крепилась карточка с перечнем находящихся в нем папок.
Дела и папки должны иметь ясную маркировку, различную расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования можно было вернуть их на прежнее место.
На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня.
Наиболее удобными для оборудования бухгалтерии являются стулья с металлической основой и подъемно-поворотным механизмом. В таких стульях можно регулировать высоту сиденья, наклон спинки. Для опоры ног применяются подставки.
Для хранения специальной и справочной литературы, а также папок с отчетными и другими документами рекомендуется шкаф. Организация труда работников бухгалтерии осуществляется на основе использования типовых проектов оборудования помещения бухгалтерии и рабочих мест бухгалтера.
В соответствии с Положением о ведении кассовых операций кассовое помещение должно быть изолированным, чтобы исключалась всякая возможность нахождения в нем посторонних лиц. Для обеспечения сохранности денежных средств и документов окна кассового помещения оборудуются механическими решетками. Двери кассового помещения в течение рабочего дня должны запираться внутренним замком.
Рабочее место кассира оборудуется однотумбовым столом и стулом. Для хранения денежных средств и других ценностей в кассовом помещении устанавливается металлический шкаф (сейф).
Работники бухгалтерии регулярно осуществляют инструктаж материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности государственных средств и материальных ценностей, находящихся на их ответственном хранении.
В целях лучшей регламентации работы бухгалтерии с посетителями на предприятии следует разработать график, предусматривающий их прием в утренние часы и перед окончанием работы.
Для улучшения режима труда и отдыха работники, занятые бухгалтерским учетом, должны соблюдать установленный распорядок дня и регламентацию всех обязательных работ с выполнением наиболее трудоемких из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая работоспособность. После нескольких часов непрерывной работы рекомендуется делать кратковременный перерыв с активным отдыхом (например, дыхательная гимнастика). Возможны три перерыва по 5-7 мин., из которых один - в середине первой половины, а два других - во второй половине рабочего дня или два перерыва по 10 мин., через 2,5-3 ч и 1,5-2 ч до окончания работы. Гимнастика перед началом работы и во время перерывов повышает производительность труда.

Нормативная часть

Раздел 1. Расчет норм времени на бухгалтерские работы, выполняемые без использования программных технических средств

1. Учет основных средств

Нормы времени разработаны на:
- учет наличия основных средств;
- учет движения основных средств;
- учет ремонта основных средств;
- учет амортизационных отчислений и износа основных средств;
- учет движения амортизационных отчислений;
- учет амортизационного фонда.

1.1.1. Учет наличия основных средств в связи с инвентаризацией
Содержание работы: Выписка данных о наличии основных средств в инвентаризационный описи и сличительной ведомости по инвентаризации основных средств.
Норма времени: 0,161 час.
Единица объема работ - инвентаризационная карточка.

1.1.2. Учет движения основных средств
Содержание работы: Отражение движения основных средств в оборотной ведомости по учету движения основных средств. Анализ полученных результатов. Ведение журнала-ордера соответствующей формы.

Таблица 1

Нормы времени на выполнение операции по учету движения основных средств

X = 4,216187 + 0,021485У

Примечание: В оборотной ведомости по учету движения основных средств.

1.1.3. Учет ремонта основных средств
Содержание работы: Регистрация заказов на ремонт. Отражение в ведомости по учету капитального ремонта основных средств стоимости законченного капитального ремонта по каждому заказу и данных о затратах по незаконченному капитальному ремонту. Введение журнала-ордера соответствующей формы.

Таблица 2

Нормы времени на выполнение операции по учету ремонта основных средств

X = 4,537848 + 0,008727У

Примечание: В ведомости по учету капитального ремонта основных средств.

1.1.4. Учет амортизационных отчислений и износа основных средств
Содержание работы: Начисление амортизационных отчислений за месяц с учетом ввода и выбытия основных средств. Составление оборотной ведомости по износу основных средств. Ведение журнала-ордера соответствующей формы.

Таблица 3

Нормы времени на выполнение операции по учету амортизационных отчислений и износа основных средств

X = 2,66131 + 0,006156У

Примечание: В оборотной ведомости по износу основных средств.

1.1.5. Учет движения амортизационных отчислений
Содержание работы: Отражение в ведомости по учету движения амортизационных отчислений суммы амортизационного отчисления, суммы свободной части отчислений на капитальный ремонт, суммы части отчислений, перечисленных в порядке внутриведомственных расчетов; суммы отчислений, перечисленных в фонд развития производства. Анализ полученных данных. Ведение журналов-ордеров соответствующих форм.

Таблица 4

Нормы времени на выполнение операции по учету движения амортизационных отчислений

X = 1,177782 + 0,006234У

Примечание: В ведомости по учету движения амортизационных отчислений.

1.1.6. Учет амортизационного фонда
Содержание работы: Составление ведомости по учету амортизационного фонда. Анализ полученных результатов. Ведение журналов-ордеров соответствующих форм.

Таблица 5

Нормы времени на выполнение операций по учету амортизационного фонда

X = 3,082698 + 0,008536У

Примечание: В ведомости по учету амортизационного фонда.

2. Учет производственных запасов

Нормы времени разработаны на:
- учет поступления сырья и материалов;
- учет отпуска сырья и материалов;
- учет движения тары;
- учет движения МБП, топлива, инструмента, запчастей;
- учет отпуска материальных ценностей сторонним организациям;
- учет спецодежды и хозинвентаря в эксплуатации;
- учет материальных ценностей на балансовых счетах;
- проведение инвентаризации материальных ценностей;
- оформление доверенностей.

1.2.1. Учет поступления сырья и материалов
Содержание работы: Отражение поступления сырья и материалов в ведомости синтетического учета сырья и материалов. Ведение журнала по расчетам с поставщиками и подрядчиками. Сверка данных бухгалтерского и складского учета.

Таблица 6

Нормы времени на выполнение операции по учету поступления сырья и материалов

X = 9,680098 + 0,000381У

Примечание: В ведомости синтетического учета сырья и материалов.

1.2.2. Учет отпуска сырья и материалов
Содержание работы: Регистрация документации на отпуск сырья и материалов. Отражение отпуска сырья и материалов в журнале учета сырья и материалов. Сверка данных бухгалтерского учета и складского учета. Оформление платежных требований получателям.

Численность работников бухгалтерии можно определить исходя из объема выполняемых ими работ. Для этого используются типовые нормы времени нормы обслуживания на работы по бухгалтерскому учету, утвержденные Гос. комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и з/пл 13.01.1971 г.

Нормы времени определяют совокупные нормативные затраты времени на выполнение полного объема бухгалтерских работ в течение месяца, условно отнесенных на один первичный приходно-расходный документ.

Нормы времени разработаны по отдельным видам бухгалтерских работ. Эти нормы дифференцированы по количеству строк, граф и уровню механизации в первичном документе. По расчету заработной платы и табельному учету используются нормы обслуживания, которые определяются как количество работников, приходящихся на одного бухгалтера и одного табельщика. Они установлены отдельно для рабочих, находящихся на сдельной оплате труда и для остальных категорий работников. Кроме того нормы обслуживания для сдельщиков подразделяются в зависимости от характера производства.

Расчет явочной численности работников, занятых различными видами бухгалтерских работ, производятся в следующем порядке:

Нч общ = НчБУ + НчЗ/пл + НчТаб.уч.

Численность работников, занятых БУ (НчБУ) по видам работ определяется:

НчБУ = (Х хНвр) / 10476,

где Х – среднемесячное число первичных приходно-расходных документов

Нвр – норма времени на один приходно-расходный документ, мин.

10476 – месячный фонд работы на одного бухгалтера, мин.

Численность бухгалтеров, занятых расчетом заработной платы (НчЗ/пл) определяется:

НчЗ/пл = Ч1 / Нобс.1 + Ч2 / Нобс.2,

где Ч1, Ч2 – численность сдельщиков и повременщиков,

Нобс.1 – норма обслуживания сдельщиков одним бухгалтером, чел.

Нобс.2 – норма обслуживания повременщиков одним бухгалтером, чел.

Численность табельщиков (НчТаб.уч.)

НчТаб.уч = Ч3 / Нобс.3,

где Ч3 – численность работников, охватываемых табельным учетом,

Нобс3 – норма обслуживания работников одним табельщиком, чел.

7 Должностные инструкции, их содержание, порядок разработки и утверждения

Успешная работа аппарата бухгалтерии во многом зависит от правильного распределения обязанностей между ее работниками.

Обязанности, права и персональная ответственность каждого работника бухгалтерии определяются должностными инструкциями. Наличие таких инструкций позволяет проводить обоснованный подбор и расстановку кадров, осуществлять мероприятия по повышению их квалификации, укреплению трудовой дисциплины, улучшению условий труда.

Разработка должностных инструкций требует большой подготовительной работы и активного участия в ней всех работников бухгалтерии. Прежде всего, необходимо провести классификацию учетных работ по уровню сложности, что позволит равномерно распределить обязанности между отдельными исполнителями. Более ответственные участки работы следует поручить квалифицированным работникам. Также необходимо определить перечень должностных лиц и руководителей производственных подразделений, в обязанности которых входит оформление первичных документов по учету труда и выполненных работ, на поступление из производства готовой продукции, расходование материальных ресурсов.

Должностные инструкции для работников бухгалтерии разрабатываются главным бухгалтером совместно с юридической службой. Если организационную основу бухгалтерии составляют секторы (группы, отделы), то должностные инструкции составляют руководители секторов (групп, отделов).

В должностные инструкции целесообразно включать следующие разделы:

1. Общие положения . В этом разделе определяются подчиненность работника, порядок его назначения и увольнения, перечисляются правовые акты, которыми должен руководствоваться работник в своей работе.

2. Функции. Этот раздел содержит перечень конкретных функций, выполнение которых возложено на данного работника.

3. Должностные обязанности . Здесь указывается перечень работ, выполняемых работником. Сюда могут входить: оформление, прием, контроль и обработка соответствующих первичных документов; составление сводных и накопительных ведомостей; ведение регистров синтетического и аналитического учета; составление отчетности; оформление документов для сдачи в архив.

4. Права . В этом разделе излагаются права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. Эти права обуславливаются необходимостью взаимодействия с другими работниками бухгалтерии, службами и производственными подразделениями предприятия и определяются действующим законодательством.

5. Ответственность . Здесь перечисляются функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность. Подробная разработка этого раздела способствует четкой организации учетного процесса, строгому соблюдению нормативных актов, усилению бухгалтерского контроля за производственной и финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, повышению у работников чувства ответственности и осознания общественной значимости занимаемой должности.

Должностные инструкции утверждаются руководителем предприятия в двух экземплярах, один из которых под расписку вручается работнику, второй - хранится в делах бухгалтерии.

Должностная инструкция составляется на конкретную должность с указанием фамилии работника и перечня должностных обязанностей.

Должностные инструкции работников бухгалтерии необходимо периодически уточнять исходя из изменений в организации и управлении производством, технологии учетного процесса, организации внутрихозяйственного расчета и других факторов.

Должностные инструкции составляются на основании положения о должности, в котором указываются обязанности, права и ответственность работника, занимающего должность, квалификационные требования, основание введения должности и должностной оклад.

Положение о должности разрабатывается исходя из особенностей организации производства, труда и управления, требований к уровню подготовки и стажу работы, определенных квалификационным справочником «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.1999 г. № 159 с изменениями и дополнениями от 23.06.2008 г. №92. Положение о должности утверждается руководителем предприятия.

8. Индивидуальные графики работы отдельных работников: содержание и порядок разработки

Важным этапом организации работы учетного аппарата является разработка индивидуального графика выполнения учетных работ, который составляется главным бухгалтером (руководителем группы, отдела, сектора) для каждого должностного лица. В графике перечисляются все виды работ, предусмотренные должностной инструкцией конкретного работника бухгалтерии (другого лица, выполняющего учетные работы), указываются сроки выполнения каждой операции. Например, индивидуальный график работы кассира может выглядеть следующим образом:

Индивидуальные графики выполнения работ отдельных работников учетного аппарата должны быть согласованы между собой так, чтобы работа одного исполнителя не зависела от недостатков в работе других работников бухгалтерии.

Наличие индивидуальных графиков повышает ответственность исполнителей за порученную им работу, повышает четкость и организованность работы учетного аппарата, позволяет эффективно использовать рабочее время учетных работников.

Индивидуальные графики составляются в двух экземплярах. Первый вручается исполнителю и находится на его рабочем месте, второй - хранится у главного бухгалтера в отдельной папке, где собраны копии всех индивидуальных графиков.

Перед любым руководителем всегда стоит задача оптимизации персонала. Если с производственными специальностями более-менее все понятно, то количество административных работников часто приходится прикидывать довольно примерно. Когда речь идет о бухгалтерии, сложно понять, сколько бухгалтеров может понадобиться предприятию. Если работников будет больше, чем самой работы, компания будет тратить лишние деньги на содержание бесполезных кадров. В ситуации наоборот – люди перестанут справляться со своими обязанностями, и это может привести к сбоям в бизнес процессах компании. Ведь всем известно, что именно бухгалтерия – сердце любого предприятия. Как же подобрать оптимальное количество бухгалтеров?

Что влияет на количество бухгалтеров?

В первую очередь, следует определить, какой объем работы предстоит выполнить бухгалтерии. Внимательно проанализируйте, что именно будет делать этот отдел. Будут ли входить в его обязанности переговоры с вашими должниками и подписание актов сверки, или этим займутся менеджеры, а бухгалтер должен будет только предоставить суммы и сопутствующую информацию? Чем больше смежных функций будут выполнять бухгалтеры, тем больше они будут отвлекаться от профильных дел и меньше успевать. Соответственно, придется увеличивать их штат, чтобы обеспечивать в компании непрерывный и достоверный бухучет, как того требует законодательство.

Также следует обратить внимание на объем бумажной работы. Как ни парадоксально на первый взгляд, он мало зависит от объема выручки компании. Дело в том, что количество операций при выручке в десять миллионов может быть существенно ниже, чем при выручке в один миллион. Просто первая компания выставила два счета по пять миллионов и провела две операции, а во втором – сто счетов по десять тысяч и сотню операций. Поэтому в первом случае бухгалтерии повезло, и у нее было мало работы, а вот во втором случае сотрудники сидели, не поднимая головы, с утра и до ночи.

И самый последний и очень важный фактор – уровень автоматизации работы бухгалтерии в вашей компании. Если он низкий и ручной труд преобладает – требуется больше сотрудников. Если вы пользуетесь самыми современными достижениями: компьютерными программами учета, сканерами документов, то при росте объема работы вам даже не придется особо расширять штат сотрудников. Грамотная автоматизация всегда повышает эффективность работы и экономит капиталы компании.

Определяем количество сотрудников бухгалтерии

Определение оптимального количества бухгалтеров в компании следует начать со списка задач, стоящих перед отделом. Опытный бухгалтер или консультант поможет вам подсчитать количество времени, которое потребуется на выполнение каждой задачи. Затем следует распределить эти задачи по отдельным категориям сотрудников.

В большой бухгалтерии обычно есть главный бухгалтер, его заместитель, старшие, младшие бухгалтеры и операционисты. Но далеко не всегда в каждой компании есть все эти должности, на некоторых небольших предприятиях обходятся одним главбухом. В таком случае вы можете сравнить время, требуемое для выполнения всех задач, стоящих перед сотрудником с его рабочими часами и четко ответить на вопрос – нужен ли вашему главбуху помощник, о котором он вас в последнее время просит?

Если же у вас большая бухгалтерия, сравните полученное нормативное время, необходимое на выполнение всех задач, с рабочими часами всех сотрудников. Возможно, вы также сделаете интересные выводы!

Распределив нормативное время по отдельным категориям сотрудников, вы сможете составить плановый бюджет на оплату труда вашей бухгалтерии. Для этого достаточно взять средние почасовые ставки каждой категории работников, которые действуют в вашем регионе, и умножить их на время, которое потребуется для выполнения рабочих задач, допустим, за месяц. Учитывая общее количество сотрудников бухгалтерии, можно получить бюджет работы отдела за один месяц.

Автоматизация – королева эффективности

Как уже отмечалось выше, автоматизация позволяет сэкономить средства предприятия и повысить эффективность работы персонала. Помимо современного бухгалтерского программного обеспечения и технологичных средств труда, существует еще один способ узнать уровень эффективности работы ваших сотрудников. Это программы учета рабочего времени.

Учет рабочего времени позволит вам выяснить, сколько часов тратится на ту или иную работу, а также, насколько соответствует выполняемая сотрудником работа его квалификации. Если главный бухгалтер большую часть дня тратит на ввод первичной документации, вместо того, чтобы подготавливаться к отчетной компании, то тут вопрос не нехватки персонала, а неверного делегирования полномочий. Если передать менее квалифицированный труд сотруднику с менее высокой квалификацией, руководитель отдела получит в свое распоряжение больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Разумеется, эта статья поможет вам определить идеальное число сотрудников бухгалтерии, которое неизбежно столкнется с реальностью и будет ею скорректировано. Однако вы, проведя соответствующие расчеты, будете точно знать к какой оптимизации надо стремиться, и до какого уровня следует поднять эффективность труда вашей бухгалтерии. А это в итоге, так или иначе, позволит вам сэкономить средства компании и направить их на решение более насущных вопросов.

Расчет штатной численности производится с учетом особенностей структуры организации, функций и уровней управления. Узнайте, как определить штатный состав, какие формулы применить.

Из статьи вы узнаете:

Что такое штатная численность работников: определение

Расчет штатной численности работников необходимо проводить в целях оптимизации количества сотрудников. Чтобы затраты на персонал не превысили нормы, а организация смогла получать стабильную прибыль, рационально применять отраслевые нормы, рассчитанные специалистами НИИ.

На основании расчета штатной численности определяются такие показатели, как:

количество времени, необходимое сотрудникам соответствующей специальности и квалификации на выполнение работ определенной сложности;

количество работников, которые должны быть задействованы в конкретном подразделении компании.

Общее количество затрат за год/ч

Нормативный фонд рабочего времени каждого сотрудника за один год в часах

Коэффициент невыходов во время очередного отпуска, болезни и т.д.

Нормативный фонд рабочего времени условно принимается за две тысячи часов. Эти рекомендации расчетов приведены для бюджетных организаций. Но норматив расчета штатной величины может применяться и коммерческими организациями. Соответствующими законами и постановлениями нормативы утверждены для работников:

• юридических служб;
• финансовых служб;
• бухгалтерий;
• служб охраны труда;
• военно-учетных столов;
• прачечных;
• котельных;
• оздоровительных комплексов и т.д.

Как проводится расчет штатной численности работников

Штатная численность работников – это количество персонала соответствующей специальности и квалификации, достаточное для выполнения поставленных задач. При определении нормативной величины необходимо использовать простую формулу:

• V является плановым объемом работ, цифры запрашивают у руководителей подразделения;
• Фрв относится к фонду рабочего времени на соответствующий планируемый период. В среднем годовой фонд времени при 40-часовой неделе составляет 2004 часа, месячный равен 176 часов;
• Впл указана плановая выработка в расчете на одного работника. Запросить показатели можно у руководителей отделов;
• Квн учитывает плановый коэффициент по выполнению норм. Определяют показатели в соотношении плановой выработки определенного периода в текущем году и фактической выработки аналогичного периода предыдущего года. Показатели запрашивают у руководителей структурных подразделений.

Пример

В отделе продаж работало 15 человек. Генеральный директор предприятия счел, что это много для небольшой компании, и попросил директора по персоналу просчитать и определить, возможно ли сократить штат соответствующего подразделения. HR-директор воспользовался стандартной формулой: Н = V: (Фрв × Впл × Квн). В качестве основ планового объема показателя V был использован объем продаж, запланированный на период с января по ноябрь 2017 года. Цифра составила 1 264 710 000 руб. Фонд рабочего времени по показателю Фрв с января по ноябрь 2017 года составил 1803 часа. Плановая выработка в расчете на одного специалиста по показателям Впл за учетный период составила 66 699 руб. При этом фактическая выработка за учитываемый и сопоставляемый аналогичный период предыдущего 2016 года равна 60 305 рублей. Плановый коэффициент по выполнению норм показателей Квн был рассчитан следующим образом: 66 699: 60 305 = 1,11. Эти показатели подставили в стандартную формулу и получили соответствующий результат: 1 264 710 000: (1803 × 66 699 × 1,11) = 9 человек. Цифра прямо показывала, что штатная численность превышена, и персонал необходимо сокращать.

Читайте также:

Норматив штатной численности бухгалтерии

Расчет штатной численности бухгалтерии проводится с учетом соответствующих отраслевых норм. При определении количества бухгалтеров учитывается нормативная численность работников предприятия и всех структурных подразделений. Для каждого диапазона измерения используют разные расчетные зависимости и применяют специально разработанные формулы. Учитывается и специфика работа каждого предприятия и такие показатели, как:

1. число обслуживаемых структурных подразделений;
2. коэффициенты удельного веса по бухгалтерскому учету.

Штатная и фактическая величина работников – это две разных единицы. В каждом диапазоне применяются разные зависимости расчетных данных. Если на предприятии проводятся специфические виды учета, результаты численности бухгалтеров будут существенно отличаться, чем при типовых видах работ.

Как определить численность штатного персонала организации и подразделений

Расчет штатной величины проводится с учетом того, что нормативное количество работников является идеалистическим положением вещей. В нормативах не учитывается, что сотрудники периодически болеют, уходят в очередной отпуск и т.д. работодателю необходимо определить, какое количество человек потребуется для замены временно отсутствующего персонала. Для ответа на этот вопрос необходимо определение списочной величины. Показатели определяют по формуле:

Н – это нормативная численность работников;

Кн отражает плановый коэффициент невыходов на работу. Показатель вычисляется по следующей формуле: Кн = 1 + Дн. При этом Дн определяющая доля нерабочего времени в общем фонде всего рабочего времени, рассчитанному по производственному календарю. Показатели определяются как общая сумма часов невыходов, поделенная на расчетное общее количество всех рабочих часов в соответствующий указанный период.

Пример

Директор по персоналу рассчитал нормативную численность отдела продаж. Получилась цифра 9. Для исчисления списочной численности был определен плановый коэффициент невыходов – Кн, начиная с января по ноябрь 2017 года. Учитывались следующие данные: количество нерабочих дней в течение года – 49, из них 28 дней плановый отпуск, плюс 7 дней без сохранения зарплаты в соответствии с Трудовым кодексом и плюс 14 дней норматив больничных листов, это 392 часа при учете 8-часовой недели. Доля всех нерабочих часов по формуле Дн составила: 392 часа (невыходы): 1 803 часа (учет общего количества рабочих дней). Результат был равен 0,22. Коэффициент невыхода в январе-ноябре: 1 + 0,22 = 1,22. Необходимая штатная численность равна 9 × 1,22 = 11 сотрудников.

Обратите внимание! Понятие штатная численность ближе соответствует действительности, чем нормативная, которая всегда при расчетах получается значительно ниже. При экономии бюджета на оплату труда рационально выбирать средний показатель.

От каких показателей зависит структура и штатная величина

Структура и штатная величина – два сопоставимых понятия. При исчислении штатного количества работников всегда стоит учитывать структурные особенности организации. Необходимо выявить диспропорции между количеством руководящего состава и рядовых сотрудников:

посмотреть, какое количество персонала обслуживает каждый бухгалтер, экономист, юрист;

определить количество производственных отделов, обслуживающих подразделений;

число подчиненных у каждого руководителя.

Норматив штатной величины, исходя из эффективности управления, составляет:

для руководителей верхнего уровня – от трех до пяти;

для среднего звена – от семи до девяти.

Эти нормы на протяжении длительного времени применяются на предприятиях всех форм собственности. Они разработаны французским ученым Грайкунасом и признаны во всем мире классическими. Если количество подчиненных превышает указанные нормативы, уровень управления штатной численностью резко падает.

Предельная штатная численность учреждения рассчитывается по формулам с учетом рентабельности и экономической оправданности. Важно, чтобы показатели нормативной и штатной численности соответствовали оптимальному количеству, необходимому для успешного выполнения поставленных задач.

Рекомендации по обоснованию штатной численности организации

Алина Малышева, директор по персоналу компании «Солта-Инвест» рекомендует:

Когда в компании подводили итоги за год, генеральный директор запросил у финансового директора данные о том, сколько средств потратило каждое подразделение. Руководитель организации заметил, что HR-служба, которая ничего не производит и не продает, за прошлый год обошлась компании немногим дешевле, чем отдел маркетинга. У гендиректора возник вопрос: из чего складываются расходы службы персонала. HR-директор пообещал составить бюджет на свою службу, но столкнулся с проблемой. В журналах и в Интернете много публикаций про бюджет на персонал в целом, а про бюджет HR-службы почти ничего нет. Я решила дать коллеге советы, чтобы предлагаемые размеры расходов не вызвали возражений у бюджетной комиссии.

Уточните у гендиректора планы по развитию компании и ожидания от HR-службы. Учитывая это, разрабатывайте бюджет

Выясните, каковы планы компании по изменению численности персонала. Если компания собирается расширяться, то Вам потребуется принимать на работу новых рекрутеров и менеджеров по развитию, обучать руководителей подразделений навыкам проведения интервью, налаживать работу с вузами, расширять присутствие компании на сайтах поиска работы. Заложите эти расходы в бюджет HR-службы.

Затем уточните, какие приоритетные задачи руководитель компании ставит перед Вашим подразделением на следующий год. Чем доволен или не доволен гендиректор в работе с персоналом? Есть ли у него пожелания по изменению соцпакета или системы мотивации либо информация об опыте других компаний, который, по его мнению, стоит перенять? Ответы на эти вопросы помогут составить бюджет для HR-службы, который будет соответствовать потребностям бизнеса. А значит, такой бюджет будет легче защитить.

Важные выводы

1. Составляя бюджет на HR-службу на будущий год, уточните у директора: планирует ли он расширение компании. Если да, то заложите в бюджет расходы на увеличение штата HR-службы и на обучение менеджеров.
2. В статье расходов на обучение в первую очередь предусмотрите затраты на обучение специалиста по охране труда и C&B-менеджера, если они есть в штате HR-службы.
3. К защите подготовьте три версии бюджета: оптимистичный, пессимистичный и оптимальный. И держите в голове «план минимум» - расходы, от которых нельзя отказаться ни при каких условиях.

Скачать бланк

Несколько тысяч бухгалтеров школ, лицеев и детсадов лишатся работы из-за реформы Смольного. Их функции передадут специальным учреждениям.

Школы, лицеи, гимназии и детские сады лишатся своих бухгалтерий. Комитет финансов передаст их функции районным ГКУ в целях экономии бюджета. Георгий Полтавченко одобрил реформу. Главы бюджетных учреждений называют ее откатом системы образования на четверть века назад, когда школьные работники обивали пороги районных бухгалтерий для получения каждой справки или оплаты счета. Смольный обещает взять часть уволенных в районные учреждения, но они туда не торопятся.

Глава комитета финансов Алексей Корабельников написал губернатору Георгию Полтавченко письмо с просьбой «в целях повышения эффективности использования средств бюджета» разрешить передать функции бухгалтерского учета во всех подведомственных районным администрациям учреждениях — казенным бухгалтериям, которые есть в каждом районе. Помимо бухучета за ними предлагается закрепить составление бухгалтерской отчетности и планирование доходов и расходов.

«Результаты проведенного комитетом финансов анализа численности работников государственных учреждений... свидетельствуют о более эффективном использовании трудовых ресурсов при централизованной форме ведения бюджетного (бухгалтерского) учета», — говорится в письме.

Сейчас только в 1213 районных госучреждениях есть собственная бухгалтерия, их-то и предлагается упразднить.

«Согласен», — стоит виза губернатора Георгия Полтавченко.

В остальных 1565 бухгалтерские функции уже многие годы выполняют районные ГКУ. На них реформа никак не отразится.

В число районных госучреждений входят школы всех разновидностей (средние, детско-юношеские, с углубленным изучением определенных предметов и т. д.), гимназии, лицеи, подростково-молодежные клубы и детские сады. Письмо Корабельникова мгновенно разлетелось по этим образовательным организациям и вызвало беспокойство среди их руководителей и бухгалтеров.

В каждом учреждении работает в среднем 2 - 4 бухгалтера, в детсадах — один-два человека, в школах их число иногда достигает пяти. В ряде образовательных учреждений, например, есть бухгалтер по зарплате, бухгалтер по платным услугам, который занимается заключением договоров, учетом оплаты, выдачей квитанций, а также бухгалтер бассейна, который ведет учет и выдает платные абонементы (на плавание с обучением, на аквааэробику и проч.), ну и, соответственно, главный бухгалтер.

Реформа Смольного означает возможную потерю работы для 2 - 3 тысяч бухгалтеров. Но это не единственное обстоятельство, которое беспокоит бюджетных работников. Как рассказала «Фонтанке» директор расположенного в Приморском районе лицея № 64 Галина Иванова , упразднение бухгалтерий — серьезный шаг назад.

«До 1994 года все мы ходили в эти централизованные бухгалтерии. Сколько в школах направлений, столько в бухгалтериях и кабинетов — плановый отдел, налоговый, отдел платных услуг, социальной работы, госзаказа. В каждом отделе по нескольку человек, и за одним работником было закреплено несколько школ. Нам приходилось обходить все эти кабинеты, записываться на приемы, выклянчивать оплату каждого счета, обивать пороги, чтобы элементарно получить справку 2-НДФЛ. Еще посмотрят на тебя десять раз, перед тем как выполнить твою просьбу. Поэтому, естественно, мы против планов комитета финансов», — говорит она.

По словам Галины Ивановой, во многих школах за годы работы выработан «грамотный механизм финансово-хозяйственной деятельности», который экономит время педагогов, школьной администрации, повышает ответственность учреждения за каждый шаг. При этом в крупных серьезных школах, которые выполняют и перевыполняют госзадания, куда выстраивается очередь будущих первоклассников, работают профессионалы, экономисты-финансисты, чего нельзя сказать о сотрудниках районных бухгалтерий, говорит она.

«Это какое-то вредительство, или безграмотность, или безответственность, — я не понимаю. Нельзя допускать такого безобразия. Методы царя Гороха не должны воскреснуть. Сражайтесь за нас!» — отметила Иванова.

По мнению директора школы № 45 Ларисы Юшмановой (Приморский район) , вряд ли районные бухгалтерии смогут принять на обслуживание все школы и детсады. Для этого придется набирать дополнительных сотрудников, что по сути на бюджете города никак не отразится.

«Наше отношение к этим планам — отрицательное», — сказала она.

Бухгалтерам еще одного учреждения — одной из школ Красносельского района, работники которой просили не называть ее номер, — уже предложили перейти в районную бухгалтерию, но они туда не спешат, рассказал ее директор. «Там дурдом», — считает руководитель школы.

В упразднении бухгалтерий есть и другая проблема, говорит он: платные услуги, которые в некоторых школах до сих пор родители учеников оплачивали на счет учебного заведения, теперь будут падать в общий районный котел, из которого эти деньги будет уже не извлечь.

Руководитель школы написал в районную администрацию письмо с отказом упразднять бухгалтерию, после чего к нему незамедлительно пришла проверка и «перевернула бухгалтерию вверх дном». Если все же учреждение заставят перейти на обслуживание районной бухгалтерией, в школе все равно останется как минимум один бухгалтер, который будет выполнять роль посредника между школой и централизованной бухгалтерией. «Кто-то должен заниматься организацией питания, отчеты делать, горзаказ формировать», — пояснил он.

«Мы работаем потихоньку, все красиво и хорошо. У нас все учителя приходят в бухгалтерию: "Девочки, мне нужна справочка". — "Да ради бога". А что будет в районных бухгалтериях? Бумаги будут теряться, отношение к людям там будет совсем другое», — сказал директор.

На учительских форумах уже появилось письмо к губернатору Георгию Полтавченко с просьбой отменить реформу . Его скачивают в школах и детсадах, подписывают и отправляют в Смольный. Как сообщил «Фонтанке» глава одного из крупнейших городских районов, он совместно с комитетом финансов будет смотреть, где бухгалтерии все же можно оставить. «Ко мне приходят директора школ. Часто говорят: вот хороший бухгалтер. Не вопрос. Будем просить комитет не упразднять», — рассказал чиновник.

Как пояснил «Фонтанке» сам Алексей Корабельников, экономическая действительность заставляет комитет настоятельно рекомендовать перевести бухгалтерии в ГКУ. Но если конкретное учреждение докажет, что сохранение бухгалтерии является целесообразной мерой, то все останется по-прежнему. Но каждый такой случай будет рассматриваться в отдельности. Если районные бухгалтерии не будут справляться с работой, туда устроят больше работников.

Бюджет школы на 500 - 700 учеников в среднем составляет 50 - 70 млн рублей в год. Доходы на 90% состоят из субсидии государства и на 10% — из внебюджетных источников. Есть школы, где доля внебюджета доходит до 50%, но это единичные случаи. Около 70% расходов — зарплаты и налоги, 20% — оплата электричества, воды и прочих коммунальных услуг, 10% — обучение сотрудников.

«В прошлом году при всех этих расходах у меня оставалось около 2 млн, в которых я была полностью свободна, — говорит директор одной из школ. — Их мы направляли на закупки, ремонт и так далее. В 2016 году свободных денег будет всего 37 тысяч рублей. Бюджеты школ в нынешнем году практически нулевые».